Riunione del 20 febbraio 2008

Il giorno 20 febbraio 2008 alle ore 19,00 presso la Sede di Via dello Scalo di San Lorenzo, come da avviso, si è tenuta una riunione riguardante l’area “gestione Sito Web” ed avente come oggetto:

analisi organizzazione sito e miglioramento gestione società

partecipanti
tutti i collaboratori abituali e tutti coloro che vogliono entrare a far parte del gruppo di lavoro "Sito Web"

sono intervenuti i sigg. Alessandro Terribili, Massimo La Nave, Fulvio Di Benedetto, Massimiliano Marzocca, Patrizia De Castro, Lisa Magnago, Alessio Gigli e Giuseppe Coccia.

Alle ore 19,10 ha inizio la riunione e prende la parola Giuseppe Coccia che riferisce quanto segue:

Il nostro sito web dalla sua nascita ad oggi ha ottenuto notevoli consensi non solo dai nostri atleti ma anche dal mondo podistico in genere e non solo, riceve ogni giorno tantissime visite, ottenendo così dei buonissimi piazzamenti nella classifica stilata da ShinyStat sui siti di atletica più visitati.
Inutile dirlo che ha ricevuto da più parti positivi apprezzamenti, per la dinamicità, la chiarezza, la semplicità, la serietà e l’imparzialità dei suoi articoli, per i frequenti aggiornamenti quasi giornalieri e a volte addirittura real time.
Tutto questo si è reso possibile grazie ad un impegno notevole di tutto il gruppo web, un impegno a 360 gradi che spazia dalla podistica, al settore societario fino a quello della solidarietà.
In una delle ultime riunioni vennero stabiliti dei ruoli, attribuiti degli incarichi, stilate delle procedure gestionali.
Tuttavia nonostante la grande funzionalità del sito ci sono ancora delle sacche di criticità da risolvere in breve tempo.

Come molti sanno ante sito la gestione del gruppo avveniva mediante l’utilizzo di prodotti come excel e word che ponevano dei grossi limiti alla sua espansione in quanto uno stesso dato doveva essere ripreso e registrato diverse volte in posti differenti.
Basti pensare alla creazione di un elenco atleti da iscrivere ad una gara, o all’inserimento di un nuovo atleta, il suo nome, cognome e numero di tessera dovevano essere riportati in tabulati diversi con conseguente dispendio di energie, questi programmi andavano bene allora e assolvevano ai loro compiti perché gli atleti da gestire erano pochi e perché le varie funzioni erano ripartite tra diverse persone.

L’introduzione del database è coincisa con la crescita del nostro gruppo, all’inizio i carichi di lavoro sono stati notevoli, si trattava di inserire i dati relativi a diversi anni passati, poi pian piano, siamo andati a regime, supportati da Alessio che studiava le funzionalità del sito e inseriva gli articoli che gli arrivavano da varie parti.

Col passare del tempo naturalmente i carichi di lavoro sono aumentati e si è deciso di creare un gruppo di lavoro sito web con incarichi ben precisi, quello di cui parlavo poc’anzi, e in linea di massima le cose pian piano si sono sistemate.

E’ stato studiato un elenco di nuove funzioni da inserire per ridurre i carichi di lavoro e per rendere il sito più interessante.

Nel frattempo si sono verificati alcuni cambiamenti

La società è cresciuta
Le richieste di iscrizioni alle gare sono aumentate
Abbiamo iniziato a fare foto durante le gare
I movimenti di cassa si sono raddoppiati
Gli articoli da inserire sul sito si sono triplicati

Tutto questo ha creato un aumento di lavoro notevole.

L’elemento di maggiore criticità risulta essere la casella postale che tutti i giorni riporta da un minimo di 30 a un massimo di 60 e.mail al giorno.

Molte e.mail vengono girate a chi di competenza e qui intervengono
Marzocca per avvisi, Terribili per e.mail a tutti, inserimento gare in calendario e classifiche, le Cesarini per gli articoli sulle donazioni,
Biafora per la fidal, Novelli per la cassa, Tarquini per i certificati.
Ultimamente si è inserita anche Patrizia De Castro per il settore foto ed ha iniziato a gettare le basi per creare una fototeca.
Finora le stesse venivano inviate ad una ad una agli atleti con grande perdita di tempo.
Altra funzione da rivedere e sistemare è la gestione della cassa al fine di evitare ripetizioni di operazione tra database e programmi collaterali.

Come dunque ottimizzare la gestione del gruppo, del database e del sito?

Si descrive il problema e la soluzione proposta

ISCRIZIONI ALLE GARE
iscrizioni on line
INVIO DI COMUNICAZIONI VARIE
forum sul sito
FOTO DA INVIARE A TUTTI
fototeca
RESOCONTI GARE SENZA FOTO E A VOLTE NON INSERITI NEL DATABASE
dotare tutti i collaboratori del database e della possibilità di inserire articoli e foto da prendere dalla fototeca
CASSA
inserire nel database un programma ad hoc per gestire le operazioni di cassa, un unico programma che consenta di avere un tabulato giornaliero di tutti i movimenti per contanti e per conto corrente.

Possibili soluzioni nel caso in cui il Web Master sia in condizioni di tempo precario:

affiancare nell’elaborazione delle funzioni qualcun altro che conosca e sia in grado di gestire lotus e il database
o affidare la realizzazione di queste nuove funzioni ad elementi esterni anche a pagamento

Altro problema
Il non aggiornamento automatico dei certificati scaduti e presenti negli elenchi delle gare

Prende la parola Alessio Gigli
Concorda con quanto detto dal Presidente e informa che a brevissimo tutti i collaboratori saranno dotati di strumenti idonei ad inserire dati nel database e sul sito
che verrà istituita una fototeca e un sistema di iscrizione on line, in successione il forum e un sistema di gestione della cassa.

Intervengono con varie ed efficaci puntualizzazioni Lisa Magnago, Patrizia De Castro, Fulvio Di Benedetto, Alessandro Terribili e Massimiliano Marzocca.

Viene indetta una nuova riunione di verifica a distanza di un mese.

La riunione si chiude alle 21,30

Roma, 20 febbraio 2008
A.S.D. Podistica Solidarietà
Il Presidente
Giuseppe Coccia